Wer in Deutschland einer Arbeit nachgeht, eine Steuererklärung einreicht oder selbstständig tätig ist, begegnet früher oder später zwei Begriffen, die oft verwechselt werden: der Steuernummer und der Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID). Beide klingen ähnlich, sind aber für völlig unterschiedliche Zwecke gedacht, werden von verschiedenen Stellen vergeben und haben unterschiedliche Eigenschaften. Für viele Neuankömmlinge in Deutschland – aber auch für langjährige Einwohner – ist die Unterscheidung verwirrend. In diesem Beitrag erklären wir dir ausführlich, was die Steuernummer ist, wie sie sich von der Steuer-ID unterscheidet, wie und wo du sie beantragst, was du als Arbeitnehmer, als Selbstständiger oder als Expat wissen musst und wie du vorgehst, wenn du deine Steuernummer verloren hast oder eine neue benötigst.
Die Steuernummer ist eine individuelle Nummer, die das zuständige Finanzamt an natürliche und juristische Personen vergibt, die steuerlich erfasst werden müssen. Sie dient der eindeutigen Identifikation des Steuerpflichtigen im deutschen Steuersystem und wird für die Kommunikation zwischen Steuerpflichtigen und Finanzamt benötigt.
Die Steuernummer besteht je nach Bundesland aus 10 bis 13 Ziffern und ist nach einem bestimmten Schema aufgebaut, das das Bundesland, das Finanzamt und den Steuerpflichtigen codiert. Das Format variiert je nach Bundesland – in Bayern sehen Steuernummern anders aus als in Nordrhein-Westfalen oder Berlin.
Wichtig zu wissen: Die Steuernummer ist an das zuständige Finanzamt gebunden. Wenn du in eine andere Stadt oder ein anderes Bundesland umziehst, wirst du einem neuen Finanzamt zugewiesen und erhältst eine neue Steuernummer. Die alte Steuernummer verliert damit ihre Gültigkeit.
Die Steueridentifikationsnummer – kurz Steuer-ID oder IdNr – ist eine lebenslang gültige persönliche Nummer, die jeder Person zugeteilt wird, die in Deutschland gemeldet ist. Sie wird beim Bundeszentralamt für Steuern verwaltet und besteht immer aus genau 11 Ziffern.
Die Steuer-ID wird in Deutschland seit 2008 vergeben und ist für alle, die nach diesem Zeitpunkt geboren wurden oder sich gemeldet haben, automatisch zugeteilt worden. Für ältere Einwohner wurde die Steuer-ID ebenfalls schrittweise eingeführt.
Das Entscheidende an der Steuer-ID: Sie ändert sich nie. Egal wie oft du umziehst, den Beruf wechselst oder heiratest – deine Steuer-ID bleibt lebenslang dieselbe. Sie ist ein echtes persönliches Identifikationsmerkmal im deutschen Steuersystem.
Die häufigste Verwechslung liegt darin, dass beide Begriffe im Alltag manchmal synonym verwendet werden – obwohl sie zwei völlig verschiedene Nummern mit unterschiedlichen Zwecken sind.
Hier die wichtigsten Unterschiede:
Vergabe: Die Steuer-ID wird automatisch an alle in Deutschland gemeldeten Personen vergeben – ohne Antrag. Die Steuernummer wird vom zuständigen Finanzamt vergeben, wenn eine steuerliche Tätigkeit aufgenommen wird.
Beständigkeit: Die Steuer-ID ändert sich nie. Die Steuernummer kann sich bei einem Umzug in ein anderes Finanzamtgebiet ändern.
Format: Die Steuer-ID hat immer 11 Stellen. Die Steuernummer hat je nach Bundesland 10 bis 13 Stellen.
Verwendungszweck: Die Steuer-ID wird vor allem vom Arbeitgeber für die Lohnsteuer benötigt sowie bei Sozialleistungen, Kindergeld und anderen staatlichen Transfers. Die Steuernummer wird für die Steuererklärung, für Rechnungen von Selbstständigen und für die direkte Kommunikation mit dem Finanzamt benötigt.
Für wen: Jede in Deutschland gemeldete Person hat eine Steuer-ID. Eine Steuernummer bekommt nur, wer steuerlich beim Finanzamt erfasst ist – also wer eine Steuererklärung abgibt oder selbstständig tätig ist.
In der Praxis: Wenn dein Arbeitgeber deine Steuer-ID fragt, meint er die 11-stellige Nummer. Wenn das Finanzamt nach der Steuernummer fragt, meint es die kürzere, bundeslandabhängige Nummer auf deinem Steuerbescheid.
Die Steuer-ID wird automatisch vergeben – du musst sie nicht beantragen. Sie wird dir innerhalb von drei Monaten nach der Anmeldung beim Einwohnermeldeamt per Post an deine gemeldete Adresse geschickt.
Wenn du deine Steuer-ID nicht erhalten hast, verloren hast oder sie nicht mehr weißt, gibt es folgende Möglichkeiten:
Brief vom Bundeszentralamt anfordern: Du kannst beim Bundeszentralamt für Steuern schriftlich oder online die erneute Zusendung deiner Steuer-ID beantragen. Das geht über das Online-Formular auf der Website des Bundeszentralamts. Die Steuer-ID wird dann per Brief an deine gemeldete Adresse geschickt – das dauert in der Regel zwei bis vier Wochen.
Auf alten Dokumenten suchen: Deine Steuer-ID findest du auch auf dem ersten Schreiben, das du nach der Registrierung vom Bundeszentralamt erhalten hast, auf deinem Lohnsteuerbescheid, auf früheren Steuerbescheiden des Finanzamts sowie auf dem Einkommensteuerbescheid.
Beim Finanzamt anfragen: Das zuständige Finanzamt kann dir deine Steuer-ID ebenfalls mitteilen – entweder persönlich nach Vorlage des Ausweises oder schriftlich.
Wichtig: Die Steuer-ID wird aus Datenschutzgründen nicht telefonisch mitgeteilt. Du musst die Anfrage schriftlich stellen oder persönlich beim Finanzamt erscheinen.
Als Arbeitnehmer wird die Steuernummer in der Regel automatisch durch das Finanzamt vergeben, sobald du eine Steuererklärung einreichst oder dein Arbeitgeber dich beim Finanzamt anmeldet.
Wenn du zum ersten Mal in Deutschland arbeitest, wird dein Arbeitgeber deine Steuer-ID abfragen, die er für die elektronische Lohnsteuerbescheinigung benötigt. Eine eigene Steuernummer brauchst du als Arbeitnehmer erst, wenn du eine Steuererklärung abgibst.
Nachdem du deine erste Steuererklärung eingereicht hast, erhältst du vom Finanzamt einen Steuerbescheid, auf dem deine persönliche Steuernummer angegeben ist. Diese Nummer verwendest du dann für alle weiteren Steuererklärungen und die Kommunikation mit dem Finanzamt.
Für Selbstständige und Freiberufler ist die Beantragung einer Steuernummer ein aktiver Schritt, der unmittelbar nach der Aufnahme der Tätigkeit erfolgen sollte.
Der Prozess läuft wie folgt:
Schritt 1 – Beim Finanzamt melden: Du musst dich beim für deinen Wohnort zuständigen Finanzamt melden. Das Finanzamt ist nach deiner Wohnadresse zugewiesen – du findest das zuständige Finanzamt über die Website der Finanzverwaltung deines Bundeslandes.
Schritt 2 – Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen: Das Finanzamt stellt dir den sogenannten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zur Verfügung. Darin gibst du Informationen über deine Tätigkeit, voraussichtliche Einnahmen und Ausgaben, Umsatzsteuerregelungen und andere steuerlich relevante Details an.
Seit einigen Jahren kann dieser Fragebogen auch digital über das ELSTER-Portal eingereicht werden – was den Prozess erheblich vereinfacht.
Schritt 3 – Steuernummer erhalten: Nach Bearbeitung des Fragebogens erhältst du deine Steuernummer per Post. Das dauert in der Regel ein bis vier Wochen.
Schritt 4 – Steuernummer auf Rechnungen verwenden: Als Selbstständiger oder Freiberufler bist du gesetzlich verpflichtet, deine Steuernummer auf allen ausgestellten Rechnungen anzugeben – alternativ kann auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) verwendet werden, sofern du umsatzsteuerpflichtig bist.
Neben der Steuernummer und der Steuer-ID gibt es noch eine dritte Nummer, die für Selbstständige und Unternehmer relevant ist: die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr. oder UID).
Die USt-IdNr. ist eine europaweit gültige Nummer, die für Geschäfte innerhalb der EU benötigt wird. Sie beginnt in Deutschland immer mit „DE“ gefolgt von neun Ziffern.
Du benötigst eine USt-IdNr. wenn du Waren oder Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern verkaufst oder wenn du von Unternehmen in anderen EU-Ländern Waren oder Dienstleistungen beziehst und dabei die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) gilt.
Die USt-IdNr. wird beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt – entweder über das Online-Portal oder schriftlich. Sie wird in der Regel innerhalb weniger Tage vergeben.
Für Menschen, die aus dem Ausland nach Deutschland ziehen, ist das Thema Steuernummer oft eines der ersten bürokratischen Themen, dem sie begegnen.
Steuer-ID nach Anmeldung: Sobald du dich beim Einwohnermeldeamt in Deutschland anmeldest, erhältst du automatisch innerhalb von drei Monaten deine Steuer-ID per Post. Diese brauchst du für deinen Arbeitgeber, um die Lohnsteuer korrekt abzuführen.
Arbeitgeber und fehlende Steuer-ID: Wenn du noch keine Steuer-ID hast, wenn du deinen ersten Job in Deutschland antrittst, kann dein Arbeitgeber die Lohnsteuer zunächst nach Steuerklasse VI – dem ungünstigsten Satz – einbehalten, bis die Steuer-ID vorliegt. Du kannst diese zu viel gezahlte Steuer über die Steuererklärung zurückholen. Es ist daher wichtig, so schnell wie möglich deine Steuer-ID beim Arbeitgeber einzureichen.
Steuernummer für die erste Steuererklärung: Wenn du als Expat deine erste Steuererklärung in Deutschland einreichst, bekommst du automatisch eine Steuernummer zugeteilt. Du musst diese nicht vorher aktiv beantragen – sie wird dir mit dem ersten Steuerbescheid mitgeteilt.
Selbstständige Expats: Wenn du als Expat in Deutschland selbstständig oder freiberuflich tätig bist, musst du dich aktiv beim Finanzamt melden und den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen, um eine Steuernummer zu erhalten.
Es gibt verschiedene Situationen, in denen Probleme mit der Steuernummer auftreten können:
Steuernummer unbekannt oder vergessen: Schaue auf früheren Steuerbescheiden oder Korrespondenz mit dem Finanzamt nach. Alternativ kannst du beim Finanzamt persönlich vorbeigehen und nach deiner Steuernummer fragen.
Falsche Steuernummer auf einer Rechnung: Als Selbstständiger hast du eine falsche Steuernummer auf einer Rechnung angegeben? Das sollte so schnell wie möglich korrigiert werden, da fehlerhafte Rechnungen steuerrechtliche Konsequenzen haben können. Stelle eine korrigierte Rechnung aus und informiere den Empfänger.
Neue Steuernummer nach Umzug: Wenn du in ein anderes Finanzamtgebiet umziehst, musst du dich beim neuen Finanzamt anmelden. Das neue Finanzamt wird dir dann eine neue Steuernummer zuteilen. Informiere das alte Finanzamt über deinen Wegzug.
Steuernummer verloren: Wenn du deine Steuernummer nicht mehr weißt, findest du sie auf alten Steuerbescheiden oder kannst beim Finanzamt nachfragen.
Als Selbstständiger oder Freiberufler bist du nach § 14 Abs. 4 UStG verpflichtet, auf deinen Rechnungen entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben. Ohne diese Angabe ist die Rechnung formal ungültig und der Empfänger kann keine Vorsteuer geltend machen.
Eine ordnungsgemäße Rechnung in Deutschland muss folgende Pflichtangaben enthalten: vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers, vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers, Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers, fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, genaue Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware sowie den Nettobetrag, den Steuersatz, den Steuerbetrag und den Bruttobetrag.
Bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG – also Selbstständigen mit weniger als 22.000 Euro Jahresumsatz, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen – entfällt die Angabe des Umsatzsteuerbetrags. Stattdessen muss auf der Rechnung vermerkt sein, dass die Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG gilt.
Die Steuernummer und die Steuer-ID sind persönliche Daten, die du sorgfältig behandeln solltest. Es gibt jedoch Situationen, in denen du diese Nummern weitergeben musst:
Arbeitgeber: Dein Arbeitgeber benötigt deine Steuer-ID für die Lohnsteueranmeldung. Das ist eine gesetzliche Pflicht.
Finanzamt: Alle Schreiben an das Finanzamt müssen deine Steuernummer enthalten.
Rechnungen: Selbstständige müssen die Steuernummer auf Rechnungen angeben.
Banken: Banken müssen im Rahmen des automatischen Informationsaustauschs deine Steuer-ID kennen – insbesondere wenn du Kapitalerträge erzielst.
Öffentliche Stellen: Behörden wie das Jobcenter, die Familienkasse oder die Rentenversicherung benötigen deine Steuer-ID für die Abwicklung von Sozialleistungen.
Du solltest deine Steuernummer und Steuer-ID nicht an unbekannte Dritte, Werbeanbieter oder per Telefon weitergeben. Seriöse Behörden und Banken fragen grundsätzlich nicht telefonisch nach Steuernummern.
Das offizielle Online-Portal für Steuererklärungen in Deutschland ist ELSTER – das steht für Elektronische Steuererklärung. Über ELSTER kannst du deine Steuererklärung kostenlos elektronisch einreichen, Steueranmeldungen vornehmen und mit dem Finanzamt kommunizieren.
Für die Nutzung von ELSTER benötigst du ein ELSTER-Konto, das du einmalig mit deiner Steuer-ID und einem persönlichen Zertifikat registrierst. Dieses Konto ermöglicht die sichere digitale Kommunikation mit dem Finanzamt.
Alternativ zu ELSTER kannst du auch Steuersoftware wie WISO Steuer nutzen, die die Übermittlung an das Finanzamt über das ELSTER-Protokoll automatisch erledigt. WISO Steuer führt dich Schritt für Schritt durch die Steuererklärung, optimiert alle Abzüge und übermittelt die fertige Erklärung sicher ans Finanzamt – ohne dass du dich mit dem ELSTER-Interface vertraut machen musst.
Als Selbstständiger oder Unternehmer können verschiedene Steuerarten relevant sein, für die du unterschiedliche Nummern oder Formulare benötigst:
Einkommensteuer: Für die Einkommensteuererklärung verwendest du deine persönliche Steuernummer.
Umsatzsteuer: Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, meldest du monatlich oder vierteljährlich die Umsatzsteuervoranmeldung mit deiner Steuernummer beim Finanzamt.
Gewerbesteuer: Wenn du ein Gewerbe betreibst, wird die Gewerbesteuer vom Gewerbesteueramt der jeweiligen Gemeinde erhoben. Hierfür kann eine separate Steuernummer oder ein Gewerbesteuermessbescheid relevant sein.
Lohnsteuer: Wenn du Mitarbeiter beschäftigst, musst du als Arbeitgeber die Lohnsteuer für deine Mitarbeiter abführen und verwendest dafür deine Arbeitgebersteuernummer.
Brauche ich als Arbeitnehmer eine Steuernummer?
Als Arbeitnehmer benötigst du keine Steuernummer, solange du keine Steuererklärung einreichst. Dein Arbeitgeber benötigt nur deine Steuer-ID. Sobald du eine Steuererklärung einreichst, erhältst du automatisch eine Steuernummer vom Finanzamt.
Bekomme ich automatisch eine Steuer-ID wenn ich nach Deutschland ziehe?
Ja – sobald du dich beim Einwohnermeldeamt anmeldest, erhältst du innerhalb von drei Monaten automatisch eine Steuer-ID per Post.
Kann ich meine Steuer-ID telefonisch erfragen?
Nein – aus Datenschutzgründen wird die Steuer-ID nicht telefonisch mitgeteilt. Du musst schriftlich beim Bundeszentralamt für Steuern anfragen.
Was passiert, wenn ich keine Steuernummer auf meiner Rechnung angebe?
Als Selbstständiger ist die Angabe der Steuernummer auf Rechnungen Pflicht. Fehlt sie, ist die Rechnung formal fehlerhaft und der Empfänger kann keine Vorsteuer geltend machen. Du solltest sofort eine korrigierte Rechnung ausstellen.
Ändert sich meine Steuer-ID wenn ich heirate oder meinen Namen ändere?
Nein – die Steuer-ID ist personenbezogen und ändert sich nie, unabhängig von Namensänderungen, Heirat oder Umzug.
Weitere offizielle Informationen zur Steueridentifikationsnummer und zur steuerlichen Erfassung findest du beim Bundeszentralamt für Steuern sowie auf dem ELSTER-Portal.
Viele Menschen machen beim Thema Steuernummer vermeidbare Fehler:
Steuer-ID und Steuernummer verwechselt: Der häufigste Fehler. Wenn dein Arbeitgeber die Steuer-ID fragt und du die Steuernummer angibst, stimmt das Format nicht und es entstehen Verzögerungen bei der Lohnsteueranmeldung.
Zu spät beim Finanzamt gemeldet als Selbstständiger: Selbstständige müssen sich unmittelbar nach Aufnahme der Tätigkeit beim Finanzamt melden. Wer das versäumt, riskiert Probleme bei der rückwirkenden Steuererfassung und mögliche Bußgelder.
Steuernummer auf Rechnungen vergessen: Ohne Steuernummer ist die Rechnung ungültig. Stelle sicher, dass jede ausgestellte Rechnung die Steuernummer oder USt-IdNr. enthält.
Neue Steuernummer nach Umzug nicht beantragt: Wer umzieht, muss sich beim neuen Finanzamt anmelden. Die alte Steuernummer verliert ihre Gültigkeit.
Steuer-ID nicht beim Arbeitgeber eingereicht: Ohne Steuer-ID beim Arbeitgeber wird die Lohnsteuer nach dem ungünstigsten Steuersatz einbehalten. Die zu viel gezahlte Steuer bekommst du zwar über die Steuererklärung zurück – aber das verzögert die Erstattung unnötig.
Die Unterscheidung zwischen Steuernummer und Steuer-ID ist einer der grundlegendsten Aspekte des deutschen Steuersystems – und gleichzeitig einer der häufigsten Verwirrungspunkte. Wer beide Nummern kennt und weiß, wann welche benötigt wird, spart Zeit, vermeidet Fehler und ist für alle steuerlichen Angelegenheiten in Deutschland gut gerüstet. Als Arbeitnehmer reicht die Steuer-ID für den Alltag aus. Als Selbstständiger oder Freiberufler kommt die Steuernummer hinzu und muss aktiv beantragt werden. Für eine korrekte und optimierte Steuererklärung – ob als Arbeitnehmer, Selbstständiger oder Expat – ist WISO Steuer der ideale Begleiter, der alle steuerlichen Details automatisch berücksichtigt und die Erklärung sicher ans Finanzamt übermittelt. Wer bei steuerrechtlichen Streitigkeiten mit dem Finanzamt rechtliche Unterstützung benötigt, findet bei KS Auxilia den richtigen Ansprechpartner.