Niemand ist gern krank – aber Krankheit gehört zum Leben. Und wenn es passiert, ist es wichtig zu wissen, wie man in Deutschland korrekt vorgeht, was man dem Arbeitgeber mitteilen muss, wann man zum Arzt gehen muss und wie lange der Arbeitgeber das Gehalt weiterzahlt. Das System der Krankmeldung in Deutschland ist gut geregelt – aber für Neuankömmlinge und Expats oft verwirrend, da es in vielen anderen Ländern ganz anders funktioniert. In diesem Beitrag erklären wir dir ausführlich, wie die Krankmeldung in Deutschland abläuft, was die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) ist, wie die Lohnfortzahlung funktioniert, wann das Krankengeld einsetzt und was du als Arbeitnehmer, Selbstständiger oder Expat beachten musst.
Eine Krankmeldung – offiziell Arbeitsunfähigkeitsmeldung – ist die offizielle Mitteilung eines Arbeitnehmers an seinen Arbeitgeber, dass er aufgrund einer Erkrankung nicht arbeiten kann. Sie ist keine bloße Höflichkeitsgeste, sondern eine rechtliche Pflicht, die im Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) geregelt ist.
Wer krank ist und nicht zur Arbeit kommen kann, muss in Deutschland zwei Dinge tun: Erstens den Arbeitgeber so früh wie möglich informieren – am besten noch vor Beginn der regulären Arbeitszeit am ersten Krankheitstag. Zweitens eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU-Bescheinigung) vorlegen, wenn die Erkrankung eine bestimmte Dauer überschreitet oder wenn der Arbeitgeber dies verlangt.
Wer diese Pflichten nicht erfüllt, riskiert eine Abmahnung durch den Arbeitgeber und im Wiederholungsfall sogar eine Kündigung. Das Recht auf Lohnfortzahlung ist außerdem daran geknüpft, dass die Meldepflichten eingehalten werden.
Der Arbeitgeber muss so früh wie möglich am ersten Krankheitstag informiert werden – idealerweise noch bevor die reguläre Arbeitszeit beginnt. Das bedeutet: Wenn du um 8 Uhr anfangen sollst und morgens merkst, dass du krank bist, solltest du deinen Arbeitgeber oder zumindest deinen direkten Vorgesetzten informieren, bevor der Arbeitstag beginnt.
Die Form der Mitteilung – ob per Telefon, SMS, E-Mail oder über ein internes Meldesystem – richtet sich nach den Regelungen in deinem Betrieb. Viele Arbeitgeber haben spezifische Vorgaben, wie die Krankmeldung zu erfolgen hat. Informiere dich daher über die Regelungen in deinem Unternehmen.
Wichtig: Die bloße Information des Arbeitgebers über die Erkrankung ist noch keine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Es sind zwei getrennte Schritte.
Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU-Bescheinigung) – umgangssprachlich oft „gelber Schein“ oder Krankenschein genannt, obwohl sie heute meist digital übermittelt wird – ist ein ärztliches Attest, das bestätigt, dass du aufgrund einer Erkrankung nicht arbeiten kannst.
Ab wann muss ich eine AU-Bescheinigung vorlegen?
Gesetzlich ist die AU-Bescheinigung nach dem dritten Krankheitstag vorzulegen – das heißt, wenn du montags krank wirst und auch am Mittwoch noch nicht arbeitsfähig bist, musst du spätestens am Mittwoch zum Arzt und eine AU-Bescheinigung vorlegen.
Allerdings darf der Arbeitgeber vertraglich oder durch Betriebsvereinbarung festlegen, dass die AU-Bescheinigung bereits ab dem ersten Krankheitstag vorgelegt werden muss. Das ist in vielen deutschen Unternehmen gängige Praxis – insbesondere wenn ein Arbeitnehmer in der Vergangenheit häufig kurz erkrankt war.
Lies daher deinen Arbeitsvertrag sorgfältig durch und informiere dich über die Regelungen in deinem Betrieb.
Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) vollständig eingeführt. Das bedeutet: Dein Arzt übermittelt die AU-Bescheinigung direkt elektronisch an deine Krankenkasse. Du musst deinem Arbeitgeber keinen Papierschein mehr vorlegen.
Der Arbeitgeber ruft die AU-Daten dann direkt bei der Krankenkasse ab – elektronisch und automatisch. Du musst also nichts weiterleiten oder einreichen.
Allerdings gibt es Ausnahmen: Nicht alle Arztpraxen sind bereits vollständig auf das digitale System umgestellt. In Ausnahmefällen kann es noch zu Papier-AUs kommen. Außerdem gilt die eAU nicht für Privatpatienten – diese erhalten weiterhin eine Papierbescheinigung.
Für dich als Arbeitnehmer bedeutet das neue System: Du gehst zum Arzt, der Arzt meldet die AU direkt an die Krankenkasse, und dein Arbeitgeber ruft die Daten ab. Du musst nichts weiter tun – außer deinen Arbeitgeber am ersten Krankheitstag zu informieren.
Um bei einer Erkrankung alles richtig zu machen, folge diesen Schritten:
Schritt 1 – Arbeitgeber informieren: Noch am ersten Krankheitstag, möglichst vor Beginn der Arbeitszeit, deinen Arbeitgeber oder Vorgesetzten informieren – per Telefon, SMS, E-Mail oder über das interne System.
Schritt 2 – Zum Arzt gehen: Wenn die Krankheit länger als drei Tage dauert oder dein Arbeitgeber bereits ab dem ersten Tag eine AU verlangt, gehe zum Arzt. Der Arzt stellt die eAU aus und übermittelt sie elektronisch an die Krankenkasse.
Schritt 3 – Weitere Krankmeldung bei Verlängerung: Wenn du nach Ablauf der ursprünglichen AU noch immer krank bist, musst du erneut zum Arzt gehen und eine Folge-AU ausstellen lassen. Es darf keine Lücke in der AU-Bescheinigung entstehen.
Schritt 4 – Lohnfortzahlung läuft automatisch: Während der ersten sechs Wochen der Erkrankung zahlt dein Arbeitgeber dein volles Gehalt weiter – du musst nichts aktiv beantragen.
Schritt 5 – Krankengeld ab der siebten Woche: Ab der siebten Woche der Erkrankung übernimmt die Krankenkasse die Zahlung von Krankengeld. Wende dich rechtzeitig an deine Krankenkasse, um den Übergang zu organisieren.
Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) schreibt vor, dass Arbeitnehmer im Krankheitsfall bis zu sechs Wochen lang ihr volles Gehalt vom Arbeitgeber erhalten – unabhängig von der Ursache der Erkrankung.
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit der Anspruch auf Lohnfortzahlung besteht:
Das Arbeitsverhältnis muss seit mindestens vier Wochen bestehen. Der Arbeitnehmer muss die Erkrankung nicht selbst verschuldet haben – grob fahrlässiges Verhalten kann den Anspruch ausschließen, zum Beispiel bei einer Verletzung durch leichtsinnige Extremsportarten. Die Meldepflichten müssen eingehalten worden sein.
Die sechs Wochen Lohnfortzahlung gelten pro Erkrankung – nicht pro Kalenderjahr. Wenn du wegen derselben Erkrankung innerhalb von sechs Monaten erneut arbeitsunfähig wirst, werden die Zeiten zusammengerechnet. Wenn eine neue Erkrankung hinzukommt, beginnt der Sechs-Wochen-Zeitraum neu.
Wenn eine Erkrankung länger als sechs Wochen dauert, springt die gesetzliche Krankenkasse ein und zahlt Krankengeld. Das Krankengeld beträgt in der Regel 70 % des Bruttogehalts, jedoch maximal 90 % des Nettogehalts. Es ist deutlich niedriger als das reguläre Gehalt.
Krankengeld wird für maximal 78 Wochen innerhalb von drei Jahren für dieselbe Erkrankung gezahlt. Wenn nach 78 Wochen keine Arbeitsfähigkeit besteht, endet das Krankengeld und es müssen andere Leistungen – zum Beispiel Erwerbsminderungsrente oder Bürgergeld – in Anspruch genommen werden.
Krankengeld beantragen: In der Praxis organisiert der Übergang vom Lohnfortzahlungszeitraum zum Krankengeld heute weitgehend automatisch. Deine Krankenkasse sollte dich rechtzeitig kontaktieren. Trotzdem empfiehlt es sich, selbst aktiv bei der Krankenkasse nachzufragen, wenn die sechste Krankheitswoche absehbar ist.
Eine häufige Sorge kranker Arbeitnehmer ist die Angst vor Kündigung. In Deutschland schützt eine Krankmeldung nicht automatisch vor einer Kündigung – das ist ein weit verbreitetes Missverständnis.
Eine Kündigung während der Krankheit ist grundsätzlich möglich. Allerdings ist eine Kündigung wegen der Krankheit schwieriger durchzusetzen. Das Arbeitsrecht kennt die sogenannte krankheitsbedingte Kündigung, die nur unter strengen Voraussetzungen wirksam ist – zum Beispiel wenn ein Arbeitnehmer nachweislich dauerhaft oder sehr häufig krank ist und das den Betrieb erheblich belastet.
Wenn du eine Kündigung während oder kurz nach einer Krankmeldung erhältst und vermutest, dass sie im Zusammenhang mit deiner Erkrankung steht, solltest du umgehend einen Anwalt konsultieren. Eine Rechtsschutzversicherung mit Arbeitsrechtsschutz – wie sie KS Auxilia anbietet – übernimmt in solchen Fällen die Anwalts- und Gerichtskosten.
Psychische Erkrankungen – Burnout, Depressionen, Angststörungen, Erschöpfungszustände – sind in Deutschland eine der häufigsten Ursachen für Arbeitsunfähigkeit und haben in den vergangenen Jahren erheblich zugenommen.
Die Krankmeldung bei psychischen Erkrankungen funktioniert grundsätzlich genauso wie bei körperlichen Erkrankungen – der Arzt stellt eine AU-Bescheinigung aus, und die Lohnfortzahlungsregelungen gelten entsprechend.
Allerdings gibt es einige Besonderheiten: Der Arbeitgeber hat kein Recht zu erfahren, warum du krank bist – auf der AU-Bescheinigung steht keine Diagnose, nur die Arbeitsunfähigkeit. Du bist nicht verpflichtet, deinem Arbeitgeber die Natur deiner Erkrankung mitzuteilen.
Bei längeren psychischen Erkrankungen ist es wichtig, frühzeitig einen Facharzt oder Psychotherapeuten aufzusuchen. Warte nicht, bis die Situation unerträglich wird – je früher du Hilfe suchst, desto schneller ist eine Genesung möglich.
Selbstständige und Freiberufler haben keinen gesetzlichen Anspruch auf Lohnfortzahlung oder Krankengeld aus der gesetzlichen Krankenversicherung – zumindest nicht ohne zusätzliche Absicherung.
Gesetzlich Krankenversicherte Selbstständige haben Anspruch auf Krankengeld ab der siebten Woche – wenn sie nicht einen Tarif ohne Krankengeldanspruch gewählt haben. Für die ersten sechs Wochen gibt es keine staatliche Absicherung.
Wer als Selbstständiger krank wird und in dieser Zeit nicht arbeiten kann, verliert sofort Einnahmen. Deshalb ist eine private Krankentagegeldversicherung für Selbstständige besonders wichtig. Sie zahlt ab dem vereinbarten Karenztag einen täglichen Betrag, wenn man krankheitsbedingt nicht arbeiten kann.
Einen Vergleich aktueller Krankentagegeldversicherungen für Selbstständige findest du bei CHECK24. Auch AXA bietet umfassende Absicherungslösungen speziell für selbstständig tätige Personen an.
Für Expats und Personen, die neu nach Deutschland gekommen sind, ist das System der Krankmeldung oft ungewohnt. Folgende Punkte sind besonders wichtig:
Gesetzliche Krankenversicherung: Als sozialversicherungspflichtig beschäftigter Arbeitnehmer bist du automatisch gesetzlich krankenversichert. Im Krankheitsfall gelten dieselben Regeln wie für alle anderen Arbeitnehmer.
Arztbesuch: Für einen Arztbesuch brauchst du in Deutschland die Versicherungskarte deiner Krankenkasse – in der Praxis die digitale Gesundheitskarte. Ohne diese Karte kannst du Privatpatient behandelt werden, was deutlich teurer ist.
Sprachbarriere: Wenn du nicht gut Deutsch sprichst, hast du das Recht, einen Dolmetscher zum Arzttermin mitzubringen oder einen englischsprachigen Arzt zu suchen. In großen Städten gibt es viele Ärzte mit Englischkenntnissen.
Informationspflicht gegenüber dem Arbeitgeber: Die Informationspflicht gilt auch für Expats. Informiere deinen Arbeitgeber am ersten Krankheitstag – auf Deutsch, wenn möglich, oder in der Sprache, die im Betrieb üblich ist.
Eine häufige Frage ist: Was passiert, wenn ich während meines Urlaubs krank werde?
Die Antwort ist erfreulich: Wenn du während des Urlaubs erkrankst und eine ärztliche AU-Bescheinigung hast, werden die Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet. Du kannst die nicht genommenen Urlaubstage zu einem späteren Zeitpunkt nachholen.
Wichtig: Du musst auch in diesem Fall deinen Arbeitgeber informieren und eine AU-Bescheinigung vorlegen – auch wenn du im Urlaub bist. Im Auslandsurlaub muss die AU-Bescheinigung eines ausländischen Arztes in der Regel anerkannt werden, es kann aber zu Komplikationen kommen. Im Zweifelsfall informiere deinen Arbeitgeber sofort und kläre die Details.
In Fällen, in denen der Arbeitgeber oder die Krankenkasse Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit hegt, kann der Medizinische Dienst (MD) eingeschaltet werden. Der MD kann dann eine unabhängige ärztliche Begutachtung veranlassen, um die Arbeitsunfähigkeit zu überprüfen.
Als Arbeitnehmer bist du verpflichtet, an einer solchen Begutachtung mitzuwirken. Das Ergebnis der Begutachtung kann die Krankenkasse dazu veranlassen, das Krankengeld einzustellen, wenn die Arbeitsunfähigkeit nicht bestätigt wird.
Wenn du der Meinung bist, dass die Entscheidung des MD falsch ist, hast du das Recht, Widerspruch einzulegen und das Sozialgericht anzurufen.
Viele Arbeitnehmer machen bei der Krankmeldung vermeidbare Fehler:
Arbeitgeber nicht rechtzeitig informiert: Wer wartet, bis es ihm besser geht, bevor er den Arbeitgeber informiert, verstößt gegen die Meldepflicht. Informiere sofort am ersten Krankheitstag.
AU-Bescheinigung zu spät geholt: Wenn der Arbeitgeber eine AU ab dem ersten Tag verlangt und du erst am dritten Tag zum Arzt gehst, gibt es Probleme. Kenne die Regelungen in deinem Betrieb.
Lücken in der AU-Bescheinigung: Wenn du eine Folge-AU brauchst, muss diese nahtlos an die vorherige anschließen. Gehe rechtzeitig zum Arzt, bevor die aktuelle AU abläuft.
Diagnose dem Arbeitgeber mitgeteilt: Du bist nicht verpflichtet, deinem Arbeitgeber die Diagnose mitzuteilen. Auf der AU-Bescheinigung steht nur die Arbeitsunfähigkeit – keine Diagnose.
Bei Krankheit trotzdem gearbeitet (Präsentismus): In Deutschland ist der sogenannte Präsentismus – also krank zur Arbeit gehen – weit verbreitet. Das schadet dir selbst und deinen Kollegen. Wer krank ist, soll zu Hause bleiben.
Weitere offizielle Informationen zur Krankmeldung und den gesetzlichen Regelungen findest du beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales sowie bei deiner zuständigen gesetzlichen Krankenkasse.
Die Krankmeldung in Deutschland ist klar geregelt – und wer die Regeln kennt, ist auf der sicheren Seite. Arbeitgeber sofort informieren, bei Bedarf rechtzeitig zum Arzt gehen, die eAU ausstellen lassen und bei längerer Erkrankung rechtzeitig mit der Krankenkasse kommunizieren. Selbstständige sollten unbedingt eine Krankentagegeldversicherung in Betracht ziehen – einen Vergleich findest du bei CHECK24 oder direkt bei AXA. Bei arbeitsrechtlichen Problemen rund um die Krankmeldung – ob Abmahnung, Kündigung oder Streit mit dem Arbeitgeber – bietet KS Auxilia kompetenten Rechtsschutz. Und wer nach einer längeren Krankheit wieder arbeitet und die steuerlichen Aspekte des Krankengeldbezugs klären möchte, ist mit WISO Steuer gut beraten.